Wenn das Telefon im ungünstigsten Moment klingelt
Die Anwältin sitzt im Gerichtssaal, der Kollege führt ein Mandantengespräch, die Kanzleikraft ist krank. Ausgerechnet dann ruft ein potenzieller Mandant an und landet auf dem Anrufbeantworter. Viele Anrufer hinterlassen keine Nachricht, sondern wählen die nächste Nummer auf ihrer Liste. Handwerksbetriebe, Praxen und Selbstständige kennen dieses Problem gleichermaßen. Eine weitere Bürokraft lohnt sich für kleine Betriebe jedoch selten, zumal das Anrufaufkommen stark schwankt.
Ohne Grundgebühr, im Namen des Kunden
An dieser Stelle setzt phonea.de an. Der Anbieter nimmt bundesweit Anrufe für seine Kunden entgegen und meldet sich dabei mit deren Firmennamen. Für den Anrufer entsteht so der Eindruck eines eigenen Sekretariats. Der Standort spielt keine Rolle: Die Kanzlei in Kiel profitiert ebenso wie der Handwerksbetrieb in Passau. Eine monatliche Grundgebühr verlangt phonea.de nicht. Damit passt der Telefonservice zu Betrieben, die schwankende Anrufzahlen nicht mit festen Kosten bezahlen möchten.
Am Ende jedes Gesprächs erhält der Kunde eine Benachrichtigung per E-Mail oder SMS. Name, Anliegen und Rückrufnummer liegen damit vor, bevor der nächste Termin beginnt. Ein kurzer Blick aufs Smartphone genügt, um dringende Fälle von Routineanfragen zu unterscheiden. Über Zeitpunkt und Reihenfolge der Rückrufe entscheidet der Auftraggeber selbst.
Schweigepflicht beginnt beim ersten Klingeln
Für Kanzleien stellt sich eine zusätzliche Frage: Darf ein externer Dienstleister erfahren, wer mit welchem Anliegen anruft? Die Sorge ist berechtigt, denn bereits die Tatsache, dass jemand anwaltlichen Rat sucht, fällt unter das Mandatsgeheimnis. Verstöße gegen die Schweigepflicht können neben disziplinarischen auch strafrechtliche Konsequenzen haben. Paragraf 43e der Bundesrechtsanwaltsordnung gestattet die Einbindung externer Dienstleister seit 2017 ausdrücklich. Er verlangt jedoch, dass diese in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet werden.
phonea.de trägt dem Rechnung und bietet einen Telefonservice für Rechtsanwälte an, der eine Verschwiegenheitserklärung nach anwaltlichem Standesrecht einschließt. Kanzleien erfüllen damit ihre berufsrechtlichen Pflichten, ohne auf die Entlastung verzichten zu müssen.
Worauf Kanzleien bei der Auswahl achten sollten
Freundliche Gesprächsführung allein genügt im juristischen Umfeld nicht. Ein Telefonservice für Rechtsanwälte sollte die Verschwiegenheitserklärung vor dem ersten Gespräch abgeben, Gesprächsnotizen nach klaren Absprachen anfertigen und keinerlei Rechtsauskünfte erteilen. Anfragen zu laufenden Verfahren leitet ein seriöser Dienstleister ohne eigene Einschätzung an die zuständige Person weiter.
Erreichbarkeit ohne Fixkosten
Für kleine Kanzleien und Einzelanwälte ist ein externer Telefonservice eine wirtschaftliche Alternative zur eigenen Empfangskraft. Das Modell ohne Grundgebühr senkt das finanzielle Risiko, die standesrechtliche Verschwiegenheitserklärung schafft die rechtliche Grundlage. Entscheidend bleibt, dass Anrufer eine menschliche Stimme hören statt einer Bandansage.