Die Digitalisierung macht im rechtlichen Bereich große Fortschritte. Dies merkte man in den letzten Jahren daran, dass es infolge der Corona-Pandemie immer mehr virtuelle Verfahren gab. Und auch das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) führte dazu, dass sich das Handels & Gesellschaftsrecht grundlegend verändert. Anstoß dafür war die Verabschiedung der Digitalisierungsrichtlinie der Europäischen Union (Richtlinie (EU) 2019/1151). Ziel der Richtlinie war es die grenzüberschreitende Gründung von Gesellschaften mit digitalen Hilfsmitteln zu vereinfachen.
Im Rahmen der Umsetzung in nationales Recht wurde ermöglicht, dass nun seit dem 1. August 2022 die notarielle Beurkundung einer GmbH online durchgeführt werden kann. Darüber hinaus können Mandanten auch weitere Dienste des Notars online in Anspruch nehmen.
Das Onlineverfahren tritt allerdings nur als zusätzliche Option zum Präsenzverfahren hinzu. Alle Dienste können auch noch vor Ort wahrgenommen werden. Dementsprechend ist es aber auch möglich eine Mischform zu wählen, wenn beispielsweise einer der Gesellschafter vor Ort ist, während sich der andere online dazuschaltet.
Wie die Online Gründung einer GmbH funktioniert
Die technischen Voraussetzungen für eine Online Gründung sind dabei nicht sonderlich hoch. Grundsätzlich benötigt man nicht mehr als einen Computer (inklusive Mikrophon und Kamera), ein Smartphone, eine stabile Internetverbindung und die entsprechenden Ausweisdokumente.
Mittels der frei erhältlichen und kostenlosen Notar-App kann der Mandant einen Notar kontaktieren und mit diesem einen Termin vereinbaren, der dann in einer Videokonferenz stattfindet. In der Onlinesitzung wird dann vom Notar das Lichtbild des Mandanten durch die eld-Funktion ausgelesen. Mittels eines Smartphones wird der Ausweis eingescannt und anschließend über die Notar-App an den beurkundenden Notar geschickt. Dieser nimmt anschließend eine Überprüfung der Daten vor. Gleichzeitig kontrolliert das System, ob es sich um einen gefälschten oder gestohlenen Ausweis handelt. Über das Videokommunikationssystem können zusätzlich auch Dokumente oder Vertragsentwürfe übermittelt werden.
Dies ist der einzige wesentliche Unterschied zur Beurkundung einer GmbH in Präsenz. Der Notar hat somit dieselben Mitwirkungspflichten wie im Präsenzverfahren.
Dementsprechend liest der Notar die Urkunde vor, klärt mit dem Mandanten mögliche Fragen und unterzeichnet diese am Ende. Dies erfolgt durch eine elektronische Signatur. Mittels dieser qualifiziert elektronischen Signatur wird festgestellt, dass die Beurkundung im Rahmen der höchsten Sicherheitsstufe abläuft.
Keine Abstriche bei der Sicherheit
Kritiker verwiesen anfangs darauf, dass ein solches Verfahren mit zu vielen Sicherheitslücken behaftet sei. Dem kann allerdings entschieden entgegengetreten werden. So läuft eine Online-Gründung über eine eigens entwickelte Videoplattform. So soll beispielsweise auch der Datenschutz gewährleistet werden. Dazu liegen die Server verschlüsselt auf deutschem Staatsgebiet.
Welche Gesellschaften von der Online-Gründung erfasst sind
Die Pläne für die Digitalisierung des Notariats sind dabei in verschiedene Etappen unterteilt. In der ersten Etappe ist es momentan im Onlineverfahren nur möglich, eine GmbH zu gründen. Ebenfalls erfasst ist die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) als Sonderform der GmbH.
Darüber hinaus sind auch Anmeldungen zum Handelsregister, Genossenschaftsregister und Partnerschaftsregister digital möglich. Dies erleichtert zudem die Prozesse bei der Bestellung eines Geschäftsführers oder auch bei der Änderung der Geschäftsadresse.
Zum 1. August 2023 soll das Verfahren erweitert werden. Ab dann sollen auch Sachgründungen einer GmbH oder Änderungen an einem Gesellschaftsvertrag möglich sein. Zudem können dann auch Anmeldungen zum Vereinsregister online getätigt werden.
Wieso Immobilienkäufe oder Testamentsbeurkundungen nur vor Ort möglich sind
Bei Privatpersonen hingegen sieht die Bundesnotarkammer um Präsident Prof. Dr. Bormann noch weiter Beratungsbedarf in Präsenz. Dementsprechend sind solche Geschäfte auch weiter nur vor Ort möglich.
So handele sich bei Immobilienkäufen oder auch familien- bzw. erbrechtlichen Sachen um Angelegenheiten von (hauptsächlich) Privatpersonen. Diese seien besonders schützenswert so Bormann, sodass ein verstärkter Beratungsbedarf bestehe, welcher nur im Präsenzverfahren beim Notar gewährleistet werden könne.
Kosten für das Onlineverfahren
Grundsätzlich kostet das Onlinebeurkundungsverfahren über das Videokommunikationssystem eine zusätzliche Auslagenpauschale in Höhe von 25 Euro. Für die Beglaubigung werden Kosten von 8 Euro erhoben. Diese kommen zu den regulären Notarkosten hinzu, die auch beim Präsenztermin anfallen würden.
Autor:
Steinbock & Partner mbB, Rechtsanwälte
Konrad Terporten LL.B.
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